Nu există nici o îndoială ca în acesta perioada a devenit tema principală a fiecărui birou: smart working sau munca la distanta.
A fost nevoie de urgența provocata de Coronavirus pentru a face toate companiile romanesti să facă față serios ipotezei de lucru la distanță.
În timp ce mai multe afaceri folosesc deja de mult timp acest tip de munca (cel puțin parțial), pentru multe altele a fost o impunere bruscă.
Dacă este pentru prima dată când lucrezi de acasă sau ai în vedere introducerea acestei metode de lucru în echipa ta, acest articol este ideal pentru tine: vei vedea cum cu câteva instrumente simplu de folosit, totul va fi la îndemâna ta si a colaboratorilor tai.
Continut
Ce inseamna Smart Working
Conform definitiei munca agilă sau munca inteligentă este o „metodă de executare a unui job[…], fără restricții specifice de timp sau loc, prin utilizarea unor instrumente tehnologice.
Scopul este „creșterea competitivității și facilitarea reconcilierii intre viata personala si job”.
Să lăsăm deoparte termenul de muncă agilă – pe care sincer nu-l prefer, deoarece creează multă confuzie.
În esență, prin smart working ne referim la desfășurarea muncii cu o mai mare flexibilitate a programului și mai ales a locației , aceasta din urmă fiind de obicei propia casa.
Avantajele smart working sunt destul de evidente.
Pe de o parte, angajatorul poate reduce costurile garantării unui spațiu fizic fix pentru angajat / colaborator.
Pe de altă parte, pentru muncitor este o economie semnificativă de timp, datorită faptului că nu trebuie să se deplaseze la locul de munca.
Astfel, angajatul poate avea mai mult timp pentru familie, in special parintii care au copii mici.
Sa nu uitam totusi si de dezavantaje.
Unul dintre cele mai evidente, e lipsa de comunicare fizica.
Fără aceasta, riscul de a crea neînțelegeri în rândul oamenilor devine mai mare, precum și îngreunarea construirii aromoniei intre echipei, care are loc deobicei in momente cum ar fi o pauză de cafea / prânz între colegi sau o discuție la sfârșitul muncii.
Primul pas spre smart working si către o transformare eficientă a echipei inteligente este adoptarea unei abordări corecte.
Cuvintele cheie sunt două: încredere și responsabilitate .
Managerii vor trebui să depășească vechea abordare militară de comandă și control și , prin urmare, să înlăture prejudiciul pe care îl au față de angajații lor, întotdeauna gata să „înșele” compania.
Acest lucru se poate realiza prin schimbarea metodei de evaluare a personalului, care nu mai este legat de munca grea de 8 ore pe zi în fața ecranului, ci pe baza rezultatelor obținute , individual și în echipă.
În același timp, lucrătorul de la distanță va trebui să-i restituie această încredere față de el cu un puternic simț al responsabilității: începând de la apariția într-o poziție profesională și lucidă ca și cum ar fi în birou.
De asemenea, este o bună practică să oferiți un timp de pauză destul de regulat, astfel încât să fie disponibili colegilor și clienților în timp util. Trebuie evitate distragerile, asigurându-se concentrarea în timpul petrecut la slujbă.
Pentru a avea mentalitatea adecvata, unul dintre cele mai obișnuite sfaturi este sa continui sa te imbraci profesional, astfel încât să nu ai pijamale și papuci atunci când te afli la tastatură.
Kit-ul de baza pentru a putea lucra de la distanta si a implementa smart working
Cu premisele potrivite, să trecem la instrumente. Desigur, se pot schimba de la job la job, dar practic există întotdeauna regele și regina: computerul (fie PC sau Mac) și o conexiune bună la internet .
Redefinim adjectivul bine , întrucât dacă linia ar fi lentă sau nesigură în zona folosită pentru smart working, una dintre condițiile sine qua non pentru a lucra de acasă s-ar pierde.
Deci, dacă munca de la distanta devine modul dvs. de lucru, ar trebui să verificați standardele conexiunii (poate evalua o actualizare ADSL, verificând dacă zona dvs. este acoperită de fibre optice), routerul și furnizorul .
Dacă lucrați cu un laptop și nu ați încercat niciodată utilizarea unui al doilea ecran în același timp, ne asumăm libertatea de a recomanda achiziționarea unui monitor (de cel putin 21 inch), acesta vă va permite să lucrați mult mai repede și mai confortabil .
Și ochii tăi îți vor mulțumi.
6 instrumente pentru a lucra de la distanță indispensabile pentru smart working
Haideți să ajungem la centrul problemei. Ce instrumente sunt necesare pentru smart working? În esență, va servi:
- un program pentru gestionarea activităților
- spațiu de stocare partajat
- un instrument de comunicare directă și întâlniri
Nu este atât de surprinzător să remarcăm faptul că acestea sunt instrumente utilizate în mod obișnuit și în cadrul echipelor care operează birou sau companie fizic.
Diferența este că în momentul în care trec la smart working, devin esențiali. Sa vedem:
Google Drive
Google Drive este un serviciu web de cloud computing programat în Python și Objective-C.
A fost introdus pentru prima dată de Google în 2012 și oferă stocare gratuită de până la 15 GB pentru stocarea fotografiilor, videoclipurilor, prezentărilor, PDF-urilor și fișierelor MS Office.
Vă permite să creați conținut și să colaborați de la distanță cu alți utilizatori. Este util pentru partajarea documentelor, fișierelor, prezentărilor direct prin intermediul aplicației.
Butonul de căutare din interiorul ecranului vă permite să găsiți cu ușurință fișierele arhivate, căutându-le după nume.
Dacă este setat, fișierele și fotografiile sunt salvate automat.
Modulele Google vă permit să planificați activitățile în cadrul unei echipe, să verificați rezultatele și să lansați sondaje într-o singură foaie de lucru.
Fișierele sunt de asemenea disponibile în modul offline în cazul lipsei semnalului, este posibil să continuați activitățile.
Serviciul Google Drive este gratuit si essential ca spatiu de stocare pentru smart working.
Pentru a afla cum se foloseste mai exact, citeste articolul dedicat: Ce este Google Drive
Whereby
Whereby s-a născut în 2013, datorită unei echipe pasionate de serviciile de comunicații video.
Este o platformă specializată în conferințe video care poate fi gestionată direct de pe browser. Nu sunt necesare descărcări și înregistrări pentru oaspeți.
Software-ul Whereby descrie caracteristicile sale cu sloganul „Libertatea de a lucra de oriunde”.
Având o conexiune la internet, este posibil să vă conectați la o întâlnire din orice poziție fără a fi nevoie să descărcați niciun software. Oferă servicii clasice, precum partajarea video pentru a prezenta idei și lucrări, posibilitatea de a personaliza ecranul cu logo-urile și referințele companiei.
Videoclipurile pot fi salvate, descărcate și partajate pe principalele platforme sociale.
Serviciul este dezvoltat în versiunea mobilă pentru iOS și dezvoltat pentru acces prin browser de pe orice dispozitiv inteligent.
Versiunea de business permite conectarea simultană a până la 50 de participanți.
Software-ul este gratuit pentru uz personal, si este folosit pentru smart working de multe companii mari.
Skype
Skype este un software de mesagerie instant și VoIP. Prima versiune datează din 2003.
Este dezvoltat pentru diverse platforme, inclusiv Windows, macOS, Linux, Android, iOS și altele.
Software-ul este util pentru a ține legătura prin servicii de mesagerie în timp real, apeluri audio și video de înaltă calitate, servicii de partajare a ecranului pentru activități de planificare.
Funcțiile plătite includ posibilitatea de a apela numere fixe și mobile internaționale la tarife competitive.
Confidențialitatea conversației este garantată prin criptare end-to-end.
Interfața este intuitivă, lista de contacte este la stânga, ecranul dedicat chatului și videoclipurilor cu contactul selectat este în dreapta.
Software-ul este gratuit, cu excepția apelurilor către numere fixe sau mobile. Este probabil cel mai cunoscut instrument pentru smart working.
Asana
Asana este o companie fondată în 2008 de Dustin Moskovitz și Justin Rosenstein, este propusă ca un software ușor de utilizat dezvoltat pentru aplicații web și mobile, utile pentru coordonarea muncii în echipă și pentru a urmări progresul.
Termenul Asana poate fi tradus în „ușor de făcut” sau „ușor de învățat” și provine din limba hindi.
Un cont Asana vă permite să creați sau să introduceți proiecte și să le gestionați de pe ecranul Spații de lucru și organizații pentru o mai buna organizare a smart working-ului.
Pentru fiecare proiect există persoanele implicate și obiectivele împărțite la data de început și la termen.
Datorită Asana este posibil să aveți o vedere clară și precisă a lucrării, activitățile sunt partajate și sincronizate, serviciul de notificare notifică în timp real orice modificări aduse proiectului de către membrii echipei.
Trello
Trello este un software care s-a născut în 2011, a fost inițial produs de Fog Creek Software și astăzi este deținut de Atlassian.
Este propus ca software care „vă permite să lucrați mai mult în colaborare și să faceți mai mult”
Vă permite să organizați și să acordați prioritate proiectelor de smart working.
Software-ul se concentrează pe o interfață grafică distractivă și precisă, care luminează procesele organizaționale. Lucrarea este urmată de carduri specifice dedicate comentariilor și atașamentelor.
Trello oferă un robot virtual (Butler) capabil să efectueze acțiuni automate, comenzi pentru calendar și comenzi pentru datele de expirare.
Este dezvoltat pentru iOS și Android și permite colaborarea în proiecte în orice moment și loc.
In versiunea gratuită permite mai multe lucruri, inclusiv placi de mesaje personale nelimitate, carduri nelimitate, liste nelimitate și până la 10 MB pe fiecare fișier atașat.
Software-ul este foarte personalizabil în funcție de necesități și acceptă exportul de date în format CSV și XLS.
Versiunea de bază este gratuită pentru până la 15 persoane implicate într-un proiect.
Google Hangouts Meet
Google Hangouts Meet vă permite să gestionați întâlniri virtuale până la maximum 250 de persoane conectate în același timp, cu posibilitatea de a putea afișa teleconferințe live până la maximum 100.000 de spectatori.
Ședințele desfășurate cu Google Hangouts Meet pot fi stocate în mod convenabil pe Google Drive, prin intermediul unor videoclipuri speciale.
Google Hangouts Meet face parte din G Suite, iar costul său variază în funcție de pachetul ales: o versiune a planului de bază costă 5,20 euro pe lună , dar poate fi găsită și în ofertă în diferite perioade ale anului, chiar și la 4,60 euro, în timp ce pachetul Business ajunge la 10,40 euro pe lună .
Calitatea de membru premium se numește Enterprise și costă 23 de euro pe lună.
Concluzia
Nu aveți nevoie de multe instrumente pentru a putea lucra în smart working. Cel mai mare obstacol de depășit este probabil o schimbare a mentalității din partea companiilor, dar și a angajatilor.
Având tot ce ai nevoie pentru a-ți face treaba și instrumentele pentru o comunicare simplă și potențial nelimitată acasă, ai riscul de a fi „strivit” de notificări, mesaje, e-mailuri și diverse solicitări.
Toate acestea chiar și atunci când sunteți ocupat cu o activitate specifică care necesită timp și concentrare sau în ore suplimentare.
Deci, atunci când lucrați de la distanță, este important ca în cadrul organizației să existe o distincție clară între a fi accesibil și a fi disponibil . Aceleași instrumente, dacă sunt bine utilizate, ajută la optimizarea comunicării și nu la înmulțirea ei.
Practici smart working? Spune-ne experiența ta mai jos!
